Pourquoi conserver ses archives professionnelles papier dans un box de stockage ?
En France, nombreuses sont les entreprises confrontées à un manque d’espace. Pourtant, les archives professionnelles papier ne doivent pas être conservées n’importe où. Pour résoudre ce problème, le box de stockage a été inventé. Mais quels sont les intérêts d’opter pour cette solution pour l’entreposage de vos documents ?
Pour se conformer à la loi
La loi impose à toutes les entreprises de respecter une certaine durée de conservation des documents administratifs selon leur nature. Les justificatifs législatifs, financiers et autres doivent notamment être conservés sur une longue période. À titre d’exemple, les factures de clients ou de fournisseurs doivent être gardées pendant au moins 5 ans. Les documents serviront en effet de preuves en cas de litiges juridiques ou financiers.
Ces impératifs nécessitent bien sûr une organisation minutieuse et en particulier un espace de stockage. Pourtant, cette masse de documents peut être extrêmement encombrante. Même si vous disposez déjà d’un local dédié spécifiquement à l’archivage, des précautions importantes doivent être prises pour la sécurité de vos documents. D’où la nécessité de louer un box de stockage.
Pour une sécurité optimale
Les box de stockage sont garantis inviolables. Ils sont surtout réputés pour leur capacité à conserver vos archives professionnelles dans des conditions optimales. Ils sont, d’ailleurs, équipés des dispositifs de vidéosurveillance et d’alarmes. De plus, ces sites sont souvent supervisés par une entreprise de sécurité spécialisée. Aucune personne tierce n’a accès à l’entrée au site. Un cadenas et une clé vous sont remis au moment de la signature du contrat. La sécurité ainsi que la confidentialité de vos documents sont donc assurées.
Pour mettre vos archives à l’abri
En plus d’être sécurisés, les box de stockages Stock Avenue réunissent toutes les conditions nécessaires pour conserver l’intégrité de vos archives professionnelles. D’une part, ils sont étanches et anti-nuisibles. D’autre part, ils sont bien ventilés et bien aérés. Vos documents sont alors à l’abri des intempéries et de la lumière. Vous n’aurez absolument aucun souci à vous faire. Vos archives ne craindront ni les incendies ni la pluie. Une sécurité à un tel niveau est difficile, voire impossible à assurer au sein de locaux professionnels.
Pour accéder à vos documents à tout moment
L’un des atouts du box de stockage c’est sa souplesse. Vous pourrez accéder à vos archives tous les jours et à n’importe quelle heure. De plus, vous n’aurez nul besoin d’avertir le responsable du site ni même de demander son autorisation. Vous gérez vous-même l’accès à votre archivage. Vous pourrez alors y venir autant de fois que vous le vouliez pour déposer vos archives.
Pour profiter des avantages financiers
La solution de box d’archivage comporte des avantages financiers. En effet, ces lieux ne sont pas concernés par les taxes habituelles. En entreposant vos documents dans le box de stockage Stock avenue, vous ne serez pas soumis au bail, à la taxe financière et d’habitation. Vous n’aurez pas non plus de contraintes de taxe sur les entrepôts. D’ailleurs, les frais de l’électricité et ceux de l’agence ne sont pas à votre charge. Bien plus, la TVA est recouvrable sur la location du box de stockage.